conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
INTRODUCCIÓN
La necesidad de una gestión documental en empresas suele surgir cuando se alcanza un punto crítico en el almacenamiento y producción, y aparece la necesidad de recuperar y reutilizar documentos. La producción y archivado incontrolado de documentos obligará a grandes esfuerzos futuros para localizar dicha documentación. Si un documento no es fácilmente localizable, es como si no existiese. Lo que se traduce en una potencial pérdida de información y, sobre todo, de productividad.
Las normas de calidad ISO 9001 y 14001 comprenden la gestión documental como parte del proceso de calidad, pero no especifican que software debe usarse para implantarse.
Este campo pretende ser normativizado por la UNE-ISO 15489-1, aunque hasta el momento Anor, la entidad certificadora española, no ha diseñado una implementación de esta norma.
OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
- Asegurar un eficiente tratamiento a la información producida de una organización.
- Ofrecer procedimientos y tecnologías en los procesos de captura, trámite y disposición final de la información.
- Incorporar a la prestación de los servicios nuestra certificación de calidad en los procesos de gestión documental para mejorar el nivel de servicio.
- Reducir en las organizaciones los gastos asignados a los servicios en los procesos documentales.
LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
La descripción es una
actividad archivística que debe ser realizada en forma conjunta a la ordenación
con el fin de ayudar en la consulta tanto a usuarios externos como a la
administración productora y para facilitar al archivista el control y
administración de la documentación.
Podemos definir descripción
como aquel proceso que busca transmitir la información y los rasgos más
sobresalientes presentes en un documento a través de una idea general, producto
del análisis y la síntesis, que nos permitirá ver sus partes o propiedades por
medio de palabras y términos normalizados.
De esta manera el
archivista, al iniciar el proceso de descripción en un fondo documental, debe
seguir ciertos pasos esenciales, como la recolección del material, su debida
clasificación, y un análisis que permita determinar tanto su valor archivístico
como su origen.
Estos pasos son importantes
porque nos permiten conocer el documento y la institución productora y a la vez
determinar las características internas y externas más sobresalientes, las
cuales son indispensables para una buena descripción de las series
documentales.
Una vez realizado este
análisis se debe trasladar la información contenida en los documentos a un
sistema descriptivo global, que sea sencillo y de fácil manejo, para que el
usuario pueda tener una noción clara del origen del documento, su contexto,
procedencia, clase y tipo documental, contenido, formato, soporte y los modos
en que puede recuperarse y ser consultado.
Finalmente estos sistemas
descriptivos deben ser publicados y sujetos a un programa de difusión amplio a
través de revistas especializadas o bien por medio de su distribución a
usuarios potenciales, archivos o bibliotecas que nos sirvan de referencia.
VÍDEO ACERCA DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA
LEY GENERAL DE ARCHIVOS 594 DE 2000
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Dentro de la gestión de los
documentos en las empresas o instituciones, se da a partir del nacimiento de
alguna de ellas. La administración documental tiene sentido al aparecer masas
documentales que se van acumulando en desarrollo de las actividades y funciones
de las empresas o instituciones.
Para el desarrollo de esta
temática es necesario conocer dentro de esta administración de documentos el
ciclo de vida documental, que será a partir de entonces cuando se detecta que
el documento generado pasara por 3 etapas de vida desde su creación hasta su
eliminación o guarda definitiva, según los valores que contengan.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Son las etapas por las que
sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en el archivo de
gestión y pasan por el archivo central y/o intermedio, hasta que se eliminan o
se conservan en un archivo histórico.
Archivo de Trámite
Los que conservan que por su
propia naturaleza requieren de una consulta constante, de asunto en movimiento
y cuya consulta es necesaria para la toma de decisiones.
Archivo de Concentración
Son los que se conservan la
documentación de asunto concluidos o que ya no requieren trámite frecuente.
Archivo Histórico
Son los formados con
documentos procedentes de las fuentes obligatorias o potestativas, tanto del
sector privado como del sector público que por su contenido o naturaleza se
consideran de esencial trascendencia.
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